Ontbreken vlootmanager dreigde retailer op te breken na overname

FleetCareXL biedt uitkomst door centrale aanpak

Binnen de vele organisatorische aspecten, die na een grote overname afkwamen op een landelijke retailer, speelde het managen van de zich samenvoegende wagenparken een grote rol. Door het ontbreken van een eigen centrale vlootmanager, was het niet mogelijk om het wagenpark opnieuw vorm te geven. Mede gezien het belang van een goede – logistieke – toekomstige organisatie, werd FleetCareXL gevraagd om hiervoor een plan op te stellen, dat op korte termijn succesvol zou kunnen worden geïnitieerd en ‘toekomstproof’ zou zijn.

“In deze case ging het om een substantiële groei van het wagenpark met zo’n 80%”, vertelt Tom Hendriks, die voor FleetCareXL de nieuwe organisatie van de vloot begeleidde. “Allereerst zijn we begonnen met een analyse van de bestaande situatie. Daarbij bleek, dat bij de klant, tot dan toe, per locatie een medewerker het wagenpark ‘erbij deed’. Het overgenomen bedrijf had weliswaar een wagenparkbeheerder, maar ook daar ontbrak het aan een planmatige, centrale aanpak.”

Werkwijze aanpassen

Zo’n centrale aanpak was in de ogen van FleetCareXL noodzakelijk. “Daar was de klant het volledig mee eens maar zij wisten niet wat de beste aanpak was”, zegt Hendriks. “Ze hadden de wagenparkbeheerder van het overgenomen bedrijf ook al gevraagd om een plan te schrijven voor een landelijke aanpak in de toekomst, met daarbij een integratieplan. Maar toen die persoon na een aantal maanden vertrok, was er nóg geen eensluidend plan. Tegelijkertijd had hij al wel, landelijk, operationele zaken doorgevoerd, waarvoor hij als enige verantwoordelijk was. In de situatie die daardoor na zijn vertrek ontstond, was al afscheid genomen van de oude werkwijze, maar was er nog geen centraal plan. Er was verder ook niemand die zich ermee bezighield. Kortom: directe actie noodzakelijk.”

Meer efficiency

FleetCareXL is in het gat gesprongen dat de vertrokken manager achterliet en heeft de centrale aanpak verder geëffectueerd: “We hebben gezorgd voor een verregaande efficiency in de inzet van de vloot, waardoor minder objecten en FTE nodig zijn. Daarbij is heel bewust gekozen voor een landelijke aanpak met centrale aansturing en decentrale uitvoering. In het oog springende onderdelen zijn daarbij de centrale inkoop, waardoor inkoopvoorwaarden verbeterd zijn, en een veel meer gestructureerde werkwijze, die zorgt voor rust in de operatie en organisatie. Dat komt de kwaliteit van de door de klant geleverde diensten sterk ten goede.”

“Groeiende kwaliteit”

“We zijn erin geslaagd om de klant de juiste richting in te sturen”, zegt Tom Hendriks. “Het is belangrijk om daarbij te kijken naar de cultuur van de organisatie. Welke oplossingen passen daar het beste bij. Zonder overigens concessies te doen aan de kwaliteit van de werkwijze. Het resultaat bevalt uiteindelijk goed. De klant heeft een veel beter inzicht in de kosten en kan daardoor steeds weer resultaten monitoren en verbeteringen doorvoeren. Dit heeft tot een kostenbesparing van meer dan 15% geleid. Het wagenparkbeheer dat wij hen geboden hebben, is hiermee een soort organisch groeiend geheel geworden, dat door ‘leren en doen’ steeds beter wordt.”